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Data Protection & Privacy Notice
Legal Notice and Privacy Policy
In this privacy statement, we, ICC Switzerland, inform you about the data we collect about you, why we process it and to whom we pass it on, so that we can guarantee transparent and legally compliant data processing. We hope that this service will provide you with the information you require.
We believe that you should always know what data we collect from you and how we use it, and that you should have control over both. We want to empower you to make the best possible decisions about the information you share with us: That is the purpose of this Privacy Policy.
We encourage you to consult the Legal Notice and Privacy Policy regularly as we strive to keep this policy up to date. We reserve the right to make changes.
If you have any questions, you can contact us at the data protection contact address given at the end of these provisions.
We attach great importance to your privacy and the protection of your personal data. Accordingly, we are responsible for the collection, processing and use of your personal data in accordance with the law. We are committed to a responsible approach. Consequently, we consider it a matter of course to comply in particular with the legal requirements of the Swiss Federal Law on Data Protection (DSG) and the Ordinance on Data Protection (DSV). We would therefore like to inform you at this point how we process and protect the data we collect about you.
The following data protection regulations describe:
- What data we collect;
- How we protect your data;
- For what purposes we process your data;
- When and how we pass on your data to third parties;
- When and how we disclose your data abroad;
- How long your data is stored;
- What rights you have as a data subject;
- How you can contact us.
If you provide us with data about other people (e.g. family members, work colleagues), please ensure that they are aware of this privacy policy and only provide us with their data if you are permitted to do so and if the data is accurate.
2.1 What data do we collect?
We process personal data from you. Personal data is any information relating to an identified or identifiable natural person ("data"). You become identifiable if you can be identified, directly or indirectly, for example by your name, an identification number, location data or an online identifier.
We process the data we receive from you as a contact person of one of our members, as a member of one of our working groups or commissions, as a member of our committees, as an employee of our association, as a job applicant, as a business partner, as a media representative, as a politician, as an employee of market participants or as an interested party, and which we need to achieve the purposes set out in section 2.3.
Data that you provide to us directly includes:
- Master data, such as title, first name, surname, company, function, address, postcode, town, e-mail and telephone numbers.
- Content data, such as your text entries, photographs, videos or other content that you share with us.
- Application data, such as job function, application documents and other information relating to you, which you provide to us verbally or in writing.
Data we collect from other sources includes:
In addition to the information about you that you give us directly, the categories of personal information we receive about you from third parties include, in particular, information about you from our members (so that we can contact you, for example), information from public registers, information that we obtain in connection with official and legal proceedings, information in connection with your professional functions and activities (so that we can, for example, conclude and process transactions with your employer with your help), information about you in correspondence and meetings with third parties, creditworthiness information (to the extent that we conduct business with you personally), information about you that is given to us by people close to you (family, advisors, legal representatives, etc.) so that we can conclude or process contracts with you or involving you (e.g. references, your address for deliveries, powers of attorney), information on compliance with legal requirements, information from banks, insurance companies, sales and other contractual partners of ours on the utilisation or provision of services by you (e.g. payments made, payments made by third parties, purchases made), personal data from the media and the Internet (where this is appropriate in a specific case, e.g. as part of an application, press review, marketing/sales, etc.).
We take appropriate technical, organisational or contractual measures to protect your data from unauthorised access and misuse. We only collect data that is necessary for the execution of our business activities or the provision of our services.
We also take our own internal data protection very seriously. Our employees and the service companies commissioned by us are committed to data security and to compliance with data protection regulations. Moreover, they are only granted access to personal data to the extent necessary.
We process collected data for various purposes. We use the data we collect for the following purposes:
- To carry out our membership administration.
- To carry out our association activities, such as safeguarding and representing the interests of our members, cooperation in working groups, commissions and other bodies.
- To be able to conclude contracts with you (e.g. as an employee or agent of ours) or with third parties (e.g. your employer as a business partner of ours).
- To review and respond to your enquiries (e.g. an application for membership) or otherwise communicate with you (e.g. sending media releases, responding to media enquiries or responding to contact requests).
- To hold events (e.g. general meeting, seminars, courses etc.) and meetings of boards, commissions and working groups.
- To improve and develop our services.
- To comply with legal and/or regulatory obligations.
- To enforce and defend legal claims in and out of court.
- To prevent and investigate criminal offences and other misconduct.
- To assess suitability for employment (including applications).
- To carry out the employment relationship and the employment contract.
- To protect the legitimate interests of ICC Switzerland.
3.1. When and how is your data passed on to third parties?
We also disclose your data to third parties within the scope of our business activities and for the purposes set out in section 2.3, insofar as this is permitted and appears to us to be appropriate. These include in particular our worldwide umbrella organisation, ICC International Chamber of Commerce, 33-43 avenue du Président Wilson, 75116 Paris, France, as well as the following service providers, who generally qualify as our order processors:
- Service providers of ours, such as IT service providers or HR service providers;
- Partner organisations, event agencies or other event organisers.
Where appropriate for the purposes set out in section 2.3, we may also disclose your data to third parties who will then process the data concerned not on our behalf and in accordance with our instructions, but for their own purposes and therefore on their own responsibility and in accordance with their own data protection statements:
- Members;
- Mandated management;
- Business partners;
- Consultancy providers (tax consultants, lawyers, management consultants) and auditors;
- Other industry associations and chambers of commerce;
- Politicians and political parties;
- Research and teaching institutions;
- Participants of ICC Switzerland events;
- The general public and the media;
- Domestic and foreign authorities, official agencies or courts;
- Other parties in potential or actual legal proceedings.
- (hereinafter: Recipients)
The recipients of your data mentioned in section 3.1 are usually located in Switzerland or in the EU or EEA area, but may in principle be located anywhere in the world.
If a recipient is located in a country without adequate legal data protection, we contractually obligate the recipient to comply with the applicable data protection (for this purpose, we use the revised standard contractual clauses of the European Commission, which can be accessed here), insofar as the recipient is not already subject to a legally recognised set of rules to ensure data protection and we cannot rely on an exemption clause. Please note that such contractual arrangements can partially compensate for a weaker or missing legal protection, but cannot completely exclude all risks (e.g. of government access abroad). In exceptional cases, the transfer to countries without adequate protection may also be permissible in other cases, e.g. based on consent, in connection with legal proceedings abroad or if the transfer is necessary for the performance of a contract.
We process and store personal data only for the period of time required to achieve the purpose. Beyond this, data is processed or stored in accordance with the statutory storage or documentation obligations. It is possible that data will be retained for the time during which claims can be asserted against us or our legitimate interests make this necessary (for example, evidence and documentation purposes).
Data that is subject to a longer statutory retention obligation will be retained by us for a longer period. Retention obligations that oblige us to retain data result from accounting regulations and tax regulations. According to these regulations, business communication, concluded contracts and accounting vouchers must be kept for up to 10 years. As soon as the data is no longer required for the above-mentioned purposes, it is deleted, blocked or anonymised as far as possible.
4.1. What rights you have as a data subject
Right of access
You have the right to request access to your personal data stored by us at any time and free of charge if we process it. This gives you the opportunity to check what personal data we are processing about you and that we are using it in accordance with the applicable data protection regulations.
Right to rectification
You have the right to have inaccurate or incomplete personal data corrected and to be informed of the correction. In this case, we will inform the recipients of the data concerned of the adjustments made, unless this is impossible or involves a disproportionate effort.
Right to erasure
You have the right to have your personal data deleted under certain circumstances. In individual cases, the right to deletion may be excluded.
Right to restriction of processing
Under certain circumstances, you have the right to request that the processing of your personal data be restricted.
Right to data transfer
Under certain circumstances, you have the right to receive from us, free of charge, the personal data that you have provided to us in a readable format.
Right to complain
You have the right to complain to a competent supervisory authority about the way in which your personal data is processed. The competent data protection authority in Switzerland is the Federal Data Protection and Information Commissioner (http://edoeb.admin.ch).
Right of withdrawal
In principle, you have the right to revoke your consent at any time. However, processing activities based on your consent in the past do not become unlawful as a result of your revocation.
The exercise of the aforementioned rights generally requires that you clearly prove your identity (for example, in cases where your identity is otherwise not clear or cannot be verified, by means of a copy of your identity card). To exercise your rights, you can contact us at the address given in section 5.
Allgemeine rechtliche Hinweise und Datenschutzbestimmungen
In dieser Datenschutzerklärung teilen wir, ICC Switzerland, Ihnen mit, welche Daten wir über Sie erheben, warum wir diese bearbeiten und an wen wir diese weitergeben, damit unsererseits eine transparente und gesetzeskonforme Datenbearbeitung gewährleistet ist. Wir hoffen, Ihnen mit diesem Angebot die gewünschten Informationen zu bieten.
Wir sind der Auffassung, dass Sie immer wissen sollten, welche Daten wir von Ihnen sammeln und wie wir sie verwenden, und dass Sie eine Kontrolle über beides haben sollten. Wir möchten Sie dazu befähigen, die bestmöglichen Entscheidungen über die Informationen zu treffen, die Sie mit uns teilen: Das ist der Zweck dieser Datenschutzbestimmungen.
Wir empfehlen Ihnen, die rechtlichen Hinweise und Datenschutzbestimmungen regelmässig zu konsultieren, da wir stets bemüht sind, diese Bestimmungen auf dem neuesten Stand zu halten. Wir behalten uns Änderungen vor.
Bei Fragen können Sie sich an die am Ende dieser Bestimmungen angegebene Datenschutz-Kontaktadresse wenden.
Wir legen grossen Wert auf Ihre Privatsphäre und den Schutz Ihrer Personendaten. Demgemäss sind wir verantwortlich für die gesetzeskonforme Erhebung, Bearbeitung und Nutzung Ihrer Personendaten. Wir verpflichten uns zu einem verantwortungsvollen Umgang. Folglich erachten wir es als selbstverständlich, insbesondere den gesetzlichen Anforderungen des schweizerischen Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) sowie der Verordnung über den Datenschutz (DSV), zu genügen. Daher möchten wir Sie an dieser Stelle informieren, wie wir die über Sie erhobenen Daten bearbeiten und schützen.
In den nachfolgenden Datenschutzbestimmungen wird folgendes beschrieben:
- Welche Daten werden von uns erhoben?
- Wie schützen wir Ihre Daten?
- Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Daten?
- Wann und wie wir Ihre Daten an Dritte weiterleiten
- Wann und wie wir Ihre Daten ins Ausland bekannt geben
- Wie lange Ihre Daten gespeichert werden
- Welche Rechte Sie als betroffene Person haben
- Wie Sie sich mit uns in Verbindung setzen können
Wenn Sie uns Daten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, gehen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegenden Datenschutzbestimmungen kennen und teilen Sie uns deren Daten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Daten korrekt sind.
Welche Daten werden von uns erhoben?
Wir bearbeiten Personendaten von Ihnen. Personendaten sind alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Personen beziehen («Daten»). Bestimmbar werden Sie dann, wenn Sie, direkt oder indirekt, beispielsweise durch Ihren Namen, eine Kennnummer, Standortdaten oder eine Online-Kennung identifiziert werden können.
Wir bearbeiten die Daten, die wir von Ihnen als Kontaktperson eines unserer Mitglieder, als Mitglied einer unserer Arbeitsgruppen oder Kommissionen, als Mitglied unserer Gremien (Vorstand, Vorstandsausschuss, Ausschuss der Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer), Mitarbeiter und Mitarbeiterin unseres Vereins, als Stellenbewerber und Stellenbewerberin, als Geschäftspartner und Geschäftspartnerin, als Medienschaffende, als Politiker und Politikerin, als Mitarbeiter und Mitarbeiterin von Marktteilnehmern oder als Interessent und Interessentin erhalten und für die Erreichung der Zwecke gemäss Ziffer 2.3 benötigen.
Daten, welche Sie uns direkt zur Verfügung stellen umfassen:
- Stammdaten, wie Anrede, Vorname, Name, Firma, Funktion, Adresse, Postleitzahl, Ort, E-Mail und Telefonnummern.
- Inhaltsdaten, wie Ihre Texteingaben, Fotografien, Videos oder anderen Inhalt, welchen Sie mit uns teilen.
- Bewerbungsdaten, wie Funktion, Bewerbungsunterlagen und weitere auf Sie bezogene Informationen, welche Sie uns mündlich oder schriftlich zur Verfügung stellen.
Daten, welche wir aus anderen Quellen erheben, umfassen:
Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben über Sie von unseren Mitgliedern (damit wir Sie z.B. kontaktieren können), Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren, Angaben im Zusammenhang mit Ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten (damit wir z.B. mit Ihrer Hilfe Geschäfte mit Ihrem Arbeitgeber abschliessen und abwickeln können), Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Bonitätsauskünfte (soweit wir mit Ihnen persönlich Geschäfte abwickeln), Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater, Rechtsvertreter, etc.) geben, damit wir Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Ihre Adresse für Lieferungen, Vollmachten), Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Angaben von Banken, Versicherungen, Vertriebs- und anderen Vertragspartnern von uns zur Inanspruchnahme oder Erbringung von Leistungen durch Sie (z.B. erfolgte Zahlungen, erfolgte Käufe), Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung, Presseschau, Marketing/Verkauf, etc.).
Wir treffen angemessene technische, organisatorische oder vertragliche Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch. Wir erfassen nur diejenigen Daten, welche für die Ausführung der Geschäftstätigkeit bzw. die Erbringung unserer Dienstleistungen notwendig sind.
Auch den eigenen, internen Datenschutz nehmen wir sehr ernst. Unsere Mitarbeiter und die von uns beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind der Datensicherheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. Überdies wird diesen der Zugriff auf die persönlichen Daten nur soweit notwendig gewährt.
Wir bearbeiten erhobene Daten für verschiedene Zwecke. Dabei verwenden wir die von uns erhobenen Daten zu folgenden Zwecken:
- Um unsere Mitgliederverwaltung vornehmen zu können.
- Um unsere Verbandstätigkeit durchzuführen, wie z.B. Interessenwahrung und -vertretung unserer Mitglieder, Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen, Kommissionen und weiteren Gremien.
- Um Verträge mit Ihnen (z.B. als Mitarbeiter oder Beauftragter von uns) oder mit Dritten (z.B. Ihrem Arbeitgeber als Geschäftspartner von uns) abschliessen zu können.
- Um Ihre Anfragen (z.B. ein Gesuch um Mitgliedschaft) zu prüfen und zu beantworten oder anderweitig mit Ihnen zu kommunizieren (z.B. Versand von Medienmitteilungen, Antwort auf Medienanfragen oder Beantwortung von Kontaktanfragen).
- Um Veranstaltungen (z.B. Mitgliederversammlung, Seminare, Kurse etc.) und Sitzungen von Gremien, Kommissionen und Arbeitsgruppen durchzuführen.
- Um unsere Dienstleistungen zu verbessern und weiterzuentwickeln.
- Um rechtliche und/oder regulatorische Verpflichtungen einzuhalten.
- Um Rechtsansprüche in- und ausserhalb von Gerichtsverfahren durchzusetzen und abzuwehren.
- Um Straftaten und sonstiges Fehlverhalten zu verhindern und aufzuklären.
- Um die Eignung für ein Arbeitsverhältnis einschätzen zu können (inkl. Bewerbungen).
- Um das Arbeitsverhältnis und den Arbeitsvertrag durchzuführen.
- Um berechtigte Interessen von ICC Switzerland zu wahren.
Wann und wie werden Ihre Daten an Dritte weitergeleitet?
Wir geben Ihre Daten im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und der Zwecke gemäss Ziffer 2.3., soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch Dritten bekannt. Dabei geht es insbesondere um unsere weltweite Dachorganisation, ICC International Chamber of Commerce, 33-43 avenue du Président Wilson, 75116 Paris, Frankreich, sowie um folgende Dienstleister, die in der Regel als unsere Auftragsbearbeiter qualifizieren:
Dienstleister von uns, wie beispielsweise IT-Dienstleister oder HR-Dienstleister; Partnerorganisationen, Event-Agenturen oder andere Veranstalter für die Durchführung von Veranstaltungen.
Sofern im Rahmen der Zwecke gemäss Ziffer 2.3 angezeigt, können wir Ihre Daten auch Dritten bekanntgeben, welche die betreffenden Daten dann nicht in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen, sondern zu eigenen Zwecken und damit in eigener Verantwortung und nach Massgabe ihrer eigenen Datenschutzerklärungen bearbeiten:
- Mitglieder;
- Mandatierte Geschäftsführung;
- Geschäftspartner;
- Beratungserbringer (Steuerberater, Rechtsanwälte, Unternehmensberater) sowie Revisoren;
- Weitere Branchenverbände und Handelskammern;
- Politiker und Parteien;
- Forschungs- und Lehranstalten;
- Teilnehmer von Veranstaltungen von ICC Switzerland;
- Öffentlichkeit sowie Medien;
- in- und ausländische Behörden, Amtsstellen oder Gerichte;
- andere Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren.
- (nachfolgend: Empfänger)
Die unter Ziffer 3.1 genannten Empfänger Ihrer Daten befinden sich in der Regel in der Schweiz oder im EU- bzw. EWR-Raum, können aber grundsätzlich auf der ganzen Welt niedergelassen sein.
Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (dazu verwenden wir die revidierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die hier abrufbar sind), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Bitte beachten Sie, dass solche vertraglichen Vorkehrungen einen schwächeren oder fehlenden gesetzlichen Schutz teilweise ausgleichen, aber nicht alle Risiken vollständig ausschliessen können (z.B. von staatlichen Zugriffen im Ausland). In Ausnahmefällen kann die Übermittlung in Länder ohne angemessenen Schutz auch in anderen Fällen zulässig sein, z.B. gestützt auf eine Einwilligung, im Zusammenhang mit einem Rechtsverfahren im Ausland oder wenn die Übermittlung für die Abwicklung eines Vertrags erforderlich ist.
Wir bearbeiten und speichern Personendaten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Zweckes erforderlich ist. Darüber hinaus werden Daten bearbeitet oder gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten gespeichert. Dabei ist möglich, dass Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können oder unsere berechtigten Interessen dies erforderlich machen (beispielsweise Beweis- und Dokumentationszwecke).
Daten, welche einer längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden von uns länger aufbewahrt. Aufbewahrungspflichten, die uns zur Aufbewahrung von Daten verpflichten, ergeben sich aus Vorschriften der Rechnungslegung und aus steuerrechtlichen Vorschriften. Gemäss diesen Vorschriften sind geschäftliche Kommunikation, geschlossene Verträge und Buchungsbelege bis zu 10 Jahren aufzubewahren. Sobald die Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie soweit möglich gelöscht, gesperrt oder anonymisiert.
Recht auf Auskunft
Sie haben das Recht, jederzeit unentgeltlich Einsicht in Ihre bei uns gespeicherten Personendaten zu verlangen, wenn wir diese bearbeiten. So haben Sie die Möglichkeit, zu prüfen, welche Personendaten wir über Sie bearbeiten, und dass wir diese gemäss geltenden Datenschutzbestimmungen verwenden.
Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, unrichtige oder unvollständige Personendaten berichtigen zu lassen und über die Berichtigung informiert zu werden. Wir informieren in diesem Fall die Empfänger der betroffenen Daten über die vorgenommenen Anpassungen, sofern dies nicht unmöglich oder mit unverhältnismässigem Aufwand verbunden ist.
Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, dass Ihre Personendaten unter bestimmten Umständen gelöscht werden. Im Einzelfall kann das Recht auf Löschung ausgeschlossen sein.
Recht auf Einschränkung der Bearbeitung
Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht zu verlangen, dass die Bearbeitung Ihrer Personendaten eingeschränkt wird.
Recht auf Datenübertragung
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Personendaten, welche Sie uns bereitgestellt haben, unentgeltlich in einem lesbaren Format zu erhalten.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde gegen die Art und Weise der Bearbeitung Ihrer Personendaten Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://edoeb.admin.ch).
Widerrufsrecht
Sie haben grundsätzlich das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. In der Vergangenheit auf Ihre Einwilligung gestützte Bearbeitungstätigkeiten werden durch Ihren Widerruf allerdings nicht unrechtmässig.
Die Ausübung der genannten Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (beispielsweise in den Fällen, in denen Ihre Identität sonst nicht klar ist, beziehungsweise verifiziert werden kann, durch eine Ausweiskopie). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 5. angegebenen Adresse kontaktieren.
